業務改善とノーコードツール活用③

前回からの続きの記事です。
Forguncyのようなノーコードツールを導入する理由は様々あるかと思います。中でも現場の業務を改善するために導入するというケースはよくあり、内製で開発していくことに挑戦するユーザーが多数いらっしゃると感じています。
前回はフローの作り方を紹介しましたが、今回はフローを「改善」していく方法をご紹介します。

このページでは以下のことがわかります！

• 業務フローの書き方
• 業務フローの分析の仕方

このページの想定読者

• Forguncyを触り始めた人
• 業務改善を推進する立場の人

このページの情報は2026年6月時点の情報で作成しています。

前回の振り返り

前回は業務フロー作成の「必要性」と「手順」を紹介しました。

業務フローを作成することで、現状の課題が整理され、システム化や改善の方向性が定まります。

いきなりシステムを作るのではなく、まず業務フローを描くことが成功の鍵となるため、

現状フローの作成の仕方を紹介しました。

前回作成したフロー図

前回作成したフローについて確認しておきましょう。

新入社員が入社する際の、「入社準備のフロー」を作成しましたね。

業務フローを作ってみると登場人物が５名もいる業務だったことが分かります。

業務を分析してみるとわかるものですが、一つの部署で完結する業務は少ないです。

コミュニケーションコストを減らすだけでも効率化の効果が出るケースが多いです。業務の分析はしっかりとやりましょう！

分析の観点

業務フローを分析をするといっても、慣れていないと難しいですよね。

慣れていない方にオススメなフレームワークがあり、今回は「ECRS」というフレームワークを紹介します。

ECRSの核心は 「ムダをなくして業務を最適化するための4ステップ」 です。

以下の単語の頭文字並べてECRSと呼ばれています。

E：Eliminate（排除）
C：Combine（結合）
R：Rearrange（入替）
S：Simplify（簡素化）

早速、詳細を確認していきましょう。

E：Eliminate（排除）— そもそも必要かを疑う

★最も効果が大きい改善

• その作業、本当に必要か
• やらなくても成果に影響しない作業は思い切って削る

例：二重チェックのうち片方が形骸化している → 廃止

C：Combine（結合）— まとめて効率化

• 複数の作業を一つにまとめる
• 担当者や工程を統合することでムダな移動や待ち時間を削減

例：別々に行っていた入力作業を1回にまとめる

R：Rearrange（入替）— 順番や配置を変える

• 作業の順序を変える
• 物や人の配置を変えて動線を短くする

例：よく使う備品を手元に移動して取りに行く時間を削減、いったりきたりにならないよう決裁順を変える

S：Simplify（簡素化）— やり方をシンプルにする

★マニュアルやツールの改善もここに含まれる

• 手順を減らす
• 複雑な操作をわかりやすくする

例：入力フォームを簡略化して項目数を減らす、チェック項目を減らす

まとめ

４つ紹介しましたが、少し馴染みがない言葉もあるのと思いましたので、ここでまとめておきます。

現状の業務フローを分析する際には、以下の要領で実施してみてください。

①まず無くせる作業がないかを確認してみましょう。

②次にまとめられそうなところを確認してみます。

③作業の順番を変えることで楽になりそうなところがないかを確認し、

④複雑な部分があればフローをシンプルにできないか確認してみます。

フローの分析結果の例

具体的に示すと以下のようなまとめ方ができるかなと思います。

ここで一つコツがあり、分析の段階では「現実的にできないかもしれない」という思考に陥らないようにしましょう。

改善の仮説をしっかり出していくということを重視して、関係者と議論しながら改善策は決めていくのがオススメです。

観点	改善の方向性	対象工程	具体的な改善例
E：Eliminate（排除）	不要な確認・転記作業を削除	「登録申請書への転記」「内容確認・修正（重複）」	入社予定社員が直接入力できるフォームを導入し、転記作業をなくす
C：Combine（結合）	同一性の高い確認工程を統合	「内容確認・修正」が複数箇所に存在	人事部とシステム部の確認を一元化し、ワークフロー上で同時承認可能にする
R：Rearrange（入替）	情報確認のタイミングを前倒し	「申請書受付内容確認」→「登録データ準備」	入力時点で自動チェック機能を設け、後工程での修正を減らす
S：Simplify（簡素化）	手順・書類をシンプルに	「申請書送付」「登録申請書への転記」	Webフォーム化により申請書送付を不要にし、入力項目を最小限にする

本記事のまとめ

業務フローの分析を一度経験しておくと、次に同じような分析をするとき、勘所がわかります。

私は仕事柄、業務改善の伴走をする機会が多々ありますが、
現場の方が躓くポイントとしては、業務フローの整理と分析の部分だと感じております。

しかし現場の方が一度このプロセスを実践すると、一定以上の効果を実感してくださるようで、
自主的に業務フローを準備し分析できるようになります。

今回紹介した方法については、そこまで難しいものではないので、

ぜひ本記事を参考にして、チャレンジしてみてください！

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